Kuinka monta litraa kahvia tarvitaan 2500 osallistujalle?

 

NUORI2017 järjestetään 27.–29.3. 2017 Tampere-talossa neljän järjestäjäorganisaation, eli Valtakunnallisen työpajayhdistyksen, Allianssin, Kirkkohallituksen kasvatus- ja perheasioiden sekä Nuorisotutkimusseuran kanssa. Kyseessä on koko nuorisoalan suurin tapahtuma, joka yhdistää järjestäjäorganisaatioiden omat suurtapahtumat yhdeksi kokonaisuudeksi. Sen verran suuri tapahtuma on pyöritettävänä, että ihan joka vuosi ei näitä karkeloita järjestetä. Viimeksi yhteinen suurtapahtuma järjestettiin vuonna 2013.

Suomessa kourallinen mahdollisia tapahtumakaupunkeja

Osallistujille tapahtuma saattaa häämöttää vielä kaukana tulevaisuudessa, mutta suunnittelutiimin kanssa olemme työskennelleet sen kimpussa jo puolitoista vuotta. Tämän kokoisen suurtapahtuman valmistelu alkaa tapahtumapaikan ja -paikkakunnan valinnalla. Varsinaisen tapahtumapaikan tulee tarjota riittävästi sopivan kokoisia tiloja kymmenien samaan aikaan tapahtuvien seminaarien järjestämiseen ja pääsalin tulee olla tarpeeksi suuri, jotta kaikki halukkaat mahtuvat seuraamaan tapahtuman avajaisia ja nimekkäimpiä puhujia. Tämän lisäksi lähiympäristöstä tulee löytyä riittävästi ruokailumahdollisuuksia ja majoituskapasiteettia, sopivaa iltatilaisuuden paikkaa unohtamatta. Tapahtumapaikkakunnan tulee olla myös helposti saavutettavissa. Vaikka kaikki muut osa-alueet olisivat loistavat, hankalat kulkuyhteydet voivat vaikuttaa järjestelyihin suuresti. Käytännössä mahdollisia paikkakuntia tämän kokoisen tapahtuman järjestämiseen on Suomessa vain kourallinen.

leijona-rajattu-pieni
Tampere-talon paikalla on ollut eläintarha vuosina 1964-1972. Vetonauloja olivat leijonat Tam ja Pere, siksi leijona katselee myös tulevan tapahtuman osallistujia kokoushuoneen seinältä.

Usein tuntuu, että tapahtuman tuotanto ja suunnittelu ovat onnistuneimpia silloin, kun ne ovat osallistujalle näkymättömiä. Kaikki järjestelyt sujuvat, jonoja ei synny ja tapahtumapaikalla on helppo löytää paikasta toiseen opasteita seuraten. Osallistujat, puhujat ja näytteilleasettajat ovat kukin oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tämän takaa löytyy kuitenkin monesti satoja, ellei tuhansia työtunteja. Joku on miettinyt valmiiksi aikataulut, kulkureitit ja juhlasalin somisteverhojen värit.

Ohjelmahaun loppukiri

NUORI2017 tarjoaa satoja tunteja ohjelmaa ja aiomme tuottaa sitä vähintään kolmella eri kielellä. Osallistujia tapahtumaan odotetaan koko Suomesta. Tavoitteena on saada kasaan värikäs joukko nuorisoalan toimijoita sekä sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden edustajia, niin puhumaan, osallistumaan kuin esittelemään toimintaansa.

Pian olemme tapahtuman valmistelussa ehkä mielenkiintoisimman ja hektisimmän vaiheen edessä. Toukokuusta asti avoinna ollut ohjelmahaku päättyy muutaman viikon päästä ja ryhdymme ohjelmaryhmän kanssa käymään läpi ohjelmaesityksiä ja valmistelemaan niiden pohjalta tapahtuman ohjelmiston runkoa.

Ohjelmaan myös sinä ehdit vielä vaikuttamaan erinomaisesti: tapahtuman ohjelmahaku on auki 30.9. asti ja otamme mielellämme vastaan lisää ohjelmaehdotuksia! Kokonaisuuden ei tarvitse tässä vaiheessa olla valmis ja viimeistelty, vaan sparraamme mielellämme ohjelmaryhmän voimin puheenvuorojen suunnittelijoita ja pitäjiä, jotta saamme aikaan mahdollisimman kiinnostavan ja ajankohtaisen ohjelmanumeron. Mikäli sinulla on idea, mutta ei vielä yhteistyökumppania sitä toteuttamaan, ole yhteydessä ja mietitään sopiva ratkaisu!

Ilmoittaudu mukaan, ota tapahtuma omaksesi!
niina-tampereella-rajattu-pieni
Tampere-talon yhden kokoustilan puhujanpötössä TPY:n Niina. Kuka siellä on maaliskuussa, siihen voit vaikuttaa ohjelmahaun kautta!

Kaikkien ei tietenkään tarvitse pitää puheenvuoroa tai muuta ohjelmanumeroa tapahtumassa. Tapahtuma onnistuu, kun paikalle saapuu runsain määrin innostuneita osallistujia, jotka kokevat tapahtuman omakseen ja saavat mukaansa mielenkiintoisia elämyksiä, hyviä käytäntöjä ja uusia tuttavuuksia. Tämä on palkitsevinta myös tuottajan työn kannalta – nähdä onnistunut kokonaisuus ja kuulla ihmisten kokemuksista.

Tehdään tämä yhdessä, tavataan Tampereella! Ohjelmahakuun ja ilmoittautumiseen pääset tästä.

Niina Ilola, tapahtumatuottaja

Niina toimii TPY:n edustajana NUORI2017-tapahtuman johtoryhmässä.